EVENTI E SOCIAL: UN’ACCOPPIATA VINCENTE

EVENTI E SOCIAL: UN’ACCOPPIATA VINCENTE

L’organizzazione di un evento è un processo impegnativo e complesso. Per non parlare poi di un evento B2B, che si gioca su un terreno delimitato e con un pubblico molto esigente, e quindi richiede una particolare professionalità; entrano in gioco nuovi fattori legati a posizionamentoimmagine, reputazione – e chi più ne ha più ne metta.


E se la gestione dei mille tasselli logistici non fosse abbastanza, ecco che si aggiunge un altro dettaglio – che può donare gioie o dolori nel corso della sua gestione: i social.
In una realtà contemporanea in cui siamo tutti connessi 24h su 24h è fondamentale essere presenti là dove si trova l’
attenzione del pubblico. E quel luogo è un’applicazione sul nostro smartphone. Può essere Facebook, Instagram, Linkedin, Snapchat, Pinterest – dipende da qual è l’audience che si vuole attirare.


Per sua stessa natura un evento è un momento relazionale, e non può permettersi di essere assente dalle piazze virtuali dei
social network. Un evento che non si trova sui social è un evento che non esiste.
Senza social non c’è evento – e come si sa, buona parte degli sforzi organizzativi sono vani se non ci sono spettatori.


Cosa ci si deve aspettare esattamente da questo strumento, e come sfruttarne al meglio il potenziale?

COME PIANIFICARE UNA STRATEGIA SOCIAL

Camera phone showing face recognition blocks around the faces on the screen while a group of friends pose for a selfie

Il primo passo è sempre fare il punto della situazione: ecco quindi una CHECKLIST delle cose da tenere a mente quando si inizia a pianificare una campagna.

 

  • Di che tipo di evento si tratta? In base alla tipologia di evento (concorso, formazione, promozionale o di marketing) si può condurre una ricerca sul tipo di comunicazione utilizzata da altri (competitor e non) nella stessa categoria, e così avere un benchmark del volume di interazioni per post e follower che ci si può aspettare.

 

  • Quali sono il target e i canali? Una volta definito il target si passa a identificare i canali su cui può essere raggiunto, prestando attenzione ad eventuali nicchie di potenziali follower; si stabilisce il modo in cui relazionarsi ai contatti (informale e personale o formale e istituzionale?), il tono di voce, la tipologia di contenuti più adatti. Attenzione: un evento può avere più di una categoria di pubblico da attrarre. In quel caso i contenuti vanno declinati per canale e per tipologia di target.

 

  • Quali sono gli obiettivi che si vogliono raggiungere tramite i social? Potrebbe essere aumentare l’awareness dell’evento presso nuove audience, o stimolare l’engagement dei partecipanti; creare suspence o incuriosire chi non ha partecipato in modo che decida di essere presente la volta successiva.

 

  • Quali sono le tempistiche? In base al timing dell’evento e agli obiettivi si possono stabilire anche i tempi della campagna social, scanditi da checkpoints rilevanti per l’organizzazione.

 

  • L’evento è una novità? O si tratta di una nuova edizione? In caso di assoluta novità ovviamente non ci sono dati precedenti sull’utilizzo di social, e l’identità visiva non richiede aggiustamenti. Nel caso di una “n° edizione” è necessario effettuare un’analisi di gestione social precedente e relativi risultati prima di procedere, per vedere cosa ha funzionato e cosa no.

 

  • L’evento nelle sue precedenti edizioni ha mantenuto la stessa identità visiva (logo, claim, grafiche)? Se così non fosse può rendersi necessario unificare l’immagine dell’evento sui vari canali, cercando quanto più possibile di mantenere un’identità coerente e dei tag uguali. Altrimenti si rischia di confondere un utente che vi vuole taggare!

Con le risposte a queste domande si passa alla fase di pianificazione.


Ma prima vale la pena di fare una precisazione sulle aspettative.

C’era una volta la copertura organica…

…ma ora non c’è più, quindi inutile continuare a sognare di farsi conoscere senza un investimento in sponsorizzazioni per i propri post.

Facebook, più degli altri canali, ha affinato i suoi algoritmi, ed è già difficile per una pagina farsi vedere da tutti i propri follower; figurarsi entrare nel feed di altri utenti!


La buona notizia è che se la reach organica della vostra pagina è crollata improvvisamente (o non è mai decollata) non è colpa vostra. Non si tratta di qualità dei contenuti o incapacità – semplicemente Facebook ha eliminato quell’opportunità.


La notizia meno buona è che per rendere visibile il proprio evento non si può più prescindere dalla
paid advertising. I social si sono aperti all’area business già da un po’, e stanno affinando sempre più la profilazione dei propri utenti. Questo si traduce in un servizio di targetizzazione sempre più specifico e mirato, e quindi in possibilità di costruire una comunicazione su misura per il pubblico.

In parole semplici: o tutto o niente. Investi in digital ADV e raggiungerai il tuo target, affidati agli inviti personali e arriverai solo ai tuoi amici.

la diretta – o come aumentare l’awareness del tuo evento senza creare nuovi contenuti

diretta_facebook_live

Come farsi conoscere al di fuori dei soliti ambienti? La risposta sta nei social, l’unico strumento che offre la possibilità di una targetizzazione precisa e mirata.
Come si alimenta l’interesse creando delle aspettative realistiche e attirando quindi un pubblico realmente interessato?


La nostra proposta è stata:
la diretta Facebook.


Abbiamo programmato delle dirette in momenti chiave dell’evento, per offrire una panoramica dell’offerta del BEA. E un assaggio di cosa volesse dire trovarsi lì: cosa si vede? Cosa si sente? Quali sono le persone con cui puoi connetterti?


Quali sono i
vantaggi di una diretta:

  • AWARENESS: una diretta invia una notifica a tutti i follower di una pagina, cosa che un normale post non fa; se un utente metteuna reazione al video questo compare nel feed di chi segue l’utente.

 

  • ENGAGEMENT: i partecipanti all’evento non seguono la diretta, ma gli assenti sì: un live di buona qualità può creare interesse che può tradursi in una partecipazione futura.

 

  • CONTENUTI: il video non scompare alla fine sello streaming ma rimane nella pagina e può essere modificato ed utilizzato come content per momenti successivi.

Come fare un social live streaming che gli utenti seguiranno davvero

Una diretta Facebook può essere una mossa strategica da non sottovalutare; ma come tutte le strategie, non può essere improvvisata. Venti secondi di diretta da “storia di Instagram” si possono girare con uno smartphone, un live di più di una decina di minuti richiede diversi strumenti.


Ecco quali.

  • CONNESSIONE STABILE. Questa viene persino prima del video. L’ideale sarebbe poter collegare il proprio device con un cavo ethernet, ma se ciò non fosse possibile un buon wi-fi può funzionare (per capire se la rete della location è adatta consulta i nostri consigli sulla wi-fi);

 

  • VIDEO. Il dispositivo con cui si registra deve avere una qualità video professionale, se poi accompagnato da una regia Audio/Video allora abbiamo tutti i “sacri crismi” dello streaming perfetto. Ma così facendo non si perde un po’ quell’effetto diretta, quasi home made, tipico del mezzo? Sì, ma dipende da quale momento si vuole mostrare al pubblico. Se intendiamo mostrare un palco e una platea sarà sufficiente utilizzare una camera fissa che riprenda il contesto (e un’altra qualora volessimo un primo piano degli speakers). Se invece ci interessa trasmettere l’effetto WOW di uno spettacolo…beh, allora non resta altra scelta che optare per un video e un audio davvero spettacolari.

 

  • AUDIO. Come appena accennato: l’audio deve essere di alta qualità, o nessuno seguirà il video. Meglio utilizzare un dispositivo di registrazione dal microfono integrato della camera, possibilmente agganciato alla regia audio dell’evento.

Sfide passate, Sfide future

Ci sono i partner che si occupano del catering, quelli che si occupano di far funzionare la tecnologia. Volendo potresti cucinare tu, o metterti a montare i monitor. Ma perché dovresti se ci sono specialisti in grado di farlo per te? Ecco, per i social è lo stesso. Trova qualcuno che lo faccia per te e ti tolga il peso dell’ennesimo lavoro complicato.

Una buona strategia social dà un impulso notevole al successo di un evento, ma è un lavoro non da poco che gli organizzatori (come ben sai, già pieni fin sopra i capelli di scadenze e tasselli da far quadrare) difficilmente possono gestire in autonomia.

L’anno scorso abbiamo raccolto la sfida della gestione social del Best Event Award World Festival (Bea World per gli amici) per la prima volta atterrato sulla scena mondiale, dopo essere stato per molti anni un appuntamento fisso in Europa.

 

Ci siamo rimboccati le maniche e i risultati ci sono stati (e sono stati dei gran bei risultati). I frutti raccolti in engagement e awareness sono direttamente proporzionali all’impegno e al tempo dedicato: è stata fatta una profilazione, studiata l’identità del brand per realizzare grafiche e copy per i post che risultassero coerenti ad efficaci su ogni canale, programmato le uscite, aggiornato costantemente informazioni, seguito minuto per minuto l’evento pubblicando in real time, montato l’attrezzatura per la diretta facebook (eh no, come abbiamo detto non basta il telefono. Servono telecamera, mixer audio, connessione internet stabile, cavi, cavi, ancora cavi) e risolto ogni problema tecnico o imprevisto a tempi di record.

 

E così quest’anno siamo stati scelti di nuovo come partner di Bea World 2018!

Noi abbiamo accettato la sfida: ora siamo al lavoro, carichi e pieni di idee. Ci vediamo lì!

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