4 STRATAGEMMI per organizzare il tuo EVENTO LAST MINUTE

4 STRATAGEMMI per organizzare un EVENTO LAST MINUTE

Lo sappiamo che non è colpa tua se ti ritrovi sempre all’ultimo.

Il reale motivo per cui l’organizzazione di un evento diventa – sempre più spesso – una gara contro il tempo, non è, come qualche maligno vorrebbe insinuare, che non ti sai pianificare.

In realtà il motivo è che sei sabotato (senza saperlo) da due pessime abitudini dei giorni nostri.

  1.  Chi deve decidere tende a farlo solo quando ormai gli sta “bruciando la casa”.
  2.  Mentre un tempo gli imprenditori erano più fiduciosi e ottimisti, e se c’era qualcosa da fare in più erano ben disposti ad assumere e aggiungere una persona allo staff, oggi finisce che siamo sempre gli stessi quattro gatti ma dobbiamo fare il doppio delle attività di prima.

event manager stress last minute

Eh sì, è una situazione vagamente irritante.

Purtroppo nessuna di queste cattive abitudini ha a che fare direttamente con te, per cui non puoi farci nulla.

Non puoi cambiare questa situazione.

Quello che puoi fare invece, è adottare alcuni stratagemmi che ti potranno aiutare a non sentirti la corda al collo ogni volta che ti verrà chiesto di organizzare un nuovo evento. In fin dei conti, questa dovrebbe essere una delle attività più stimolanti e divertenti del tuo lavoro: possibile che debba sempre finire con un cocktail di Malox, Lexotan e Aspirina?

Per aiutarti a ridurre il numero di farmaci ingeriti da qui al prossimo evento, ecco 4 stratagemmi molto semplici ma estremamente efficaci per aiutarti ad organizzare un perfetto evento “Last Minute”.

1. Pianifica avendo in mente lo scenario peggiore

Se il tuo capo ti giura sulla testa di sua madre che entro lunedì si incontrerà con l’AD per decidere la data dell’evento, che potrebbe essere questa (vicinissima) o quella (un po’ meno vicina)… non credergli. Mi spiace per la testa della mamma ma se l’AD decide di rinviare la decisione lo farà… e tu non potrai farci nulla.

Nel dubbio pianifica per lo scenario peggiore, ossia la data più prossima. Se per caso spostano tutto di una o due settimane tanto meglio per te.

Conosciamo una Event Manager molto brava, di cui alla fine ti suggeriamo anche il libro, che applica sistematicamente questo approccio, soprattutto con i clienti più “indecisi”. Appena ha una data ipotetica, anche se non definitiva, inizia a coinvolgere i vari fornitori e verificare con loro se ci sono possibili problemi o sovrapposizioni e, se tutto è ok, blocca già le agende di tutti.

Spesso, l’errore che gli altri fanno –  e che tu devi evitare – è quello di comunicare le date e pianificare le attività solo quando, “dall’alto”, viene decisa una volta per tutte la data dell’evento. Questo quando magari erano già tre o quattro settimane che si parlava di questo benedetto evento, anche se non c’era nulla di definitivo.

come organizzare evento last minute - pianificare senza date

Sai perché succede?

Perché hanno paura di non sembrare bravi abbastanza se danno una informazione ai vari fornitori e poi la cambiano. Poi però prenotano gli alberghi e i voli aerei per le vacanze estive pagando un extra per riservarsi il diritto di modificare o cancellare la prenotazione…

Ma, dico io, non potrebbero fare lo stesso con i loro eventi corporate? Invece di andare dal fornitore low cost che poi gli rompe l’anima se cambia data, non potrebbe rivolgerti a qualcuno che gli offre un servizio come si deve?

Che poi, l’unico fornitore che ha il diritto di farti storie per un cambio data è la location, perché ci sta che sulla nuova data abbia già un altro evento. Chiunque altro dovrebbe avere uno staff adeguato in grado di gestire contemporaneità ed eventi in sovrapposizione.

Se non ce l’ha è preoccupante, per ben altri motivi… come potrebbe gestire altrimenti una eventuale malattia di un collaboratore, o qualsiasi altro imprevisto che possa accadere?

2. Dividi le attività previste durante l’evento in due categorie: “Must Have” e “Nice to Have”

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Ogni evento è fatto di mille attività, dalla comunicazione e PR pre evento, alla gestione dei follow up post evento, passando per logistica, segreteria organizzativa, catering, gestione della location, attrezzature e materiali, eccetera eccetera…

Il consiglio “base” che ti darebbe chiunque è quello di fare una lista delle attività e ordinarle per priorità.
Peccato che sia il consiglio sbagliato.

Infatti, non esiste una reale priorità in un elenco di cose che devono essere fatte tutte per lo stesso giorno. Se devi farle tutte finiscono per avere la stessa priorità.

Invece, quello che devi fare è dividere la tua lista in due sole colonne: “cose che se vanno male mi gioco il posto” o MUST HAVE e “cose che se anche vanno male non se ne accorge nessuno (di importante)” o NICE TO HAVE.

Tu devi presidiare in prima persona la prima categoria, per assicurarti che non ci sia il minimo intoppo. Tutto ciò che è nella seconda lista può essere tranquillamente delegato.

Facciamo un esempio. Ci sono eventi in cui le attività di networking durante i coffee break o al pranzo/cena sono fondamentali; altri eventi in cui il welcome coffee, diciamocelo, lo metti solo perché tanto i partecipanti non arrivano mai puntuali.

Nel primo caso è preferibile una gestione diretta del catering e in cui sei tu a dare direttive precise e dettagliate. Nel secondo caso, la scelta migliore è lasciare che se ne occupi la location. “Eh ma così mi costa di più…” Male! Ma la soluzione non è fare più lavoro del necessario, la soluzione è cambiare location.

3. Individua una Emergency Control Room

Houston, abbiamo un problema.

Mission Control Apollo 10 | NASA.gov
Mission Control Apollo 10 | NASA.gov

Hai presente i film di guerra dove tutti i generali si ritrovano attorno a un tavolo a guardare una cartina del campo di battaglia, fino a che se ne esce uno che ci pianta un coltello e tutti decidono di attaccare esattamente lì? Ok, la scena del coltello non c’entra niente con il tuo evento, ma il resto sì.

Al diavolo lo Smart Working e al diavolo anche gli Open Space.

Quando bisogna prendere decisioni difficili, in tempi rapidi e sotto pressione per l’ansia di raggiungere dei risultati prefissati, non c’è nulla di meglio che chiudere tutte le persone chiave in una sola stanza – dove siano disponibili tutte le informazioni del caso – fino a che non si trova una soluzione per ogni questione.

E quando diciamo tutte le informazioni del caso, intendiamo relative al caso E BASTA. Social e Whatsapp restano fuori dalla control room.

4. Assicurati di ridurre o condividere il rischio con i tuoi fornitori

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Sì, è un suggerimento difficile da mettere in pratica. Ma può salvarti la vita.

Tu non hai idea di quante volte abbiamo visto fare il gioco delle spalle alzate a questo o quel fornitore nel bel mezzo di un evento. E non hai idea di quante volte abbiamo sentito frasi del tipo “te l’avevo scritto nella e-mail due settimane fa”, “non ci dobbiamo occupare noi di questa cosa, doveva farlo il fornitore Z (detto dal fornitore X)”, “non mi ha detto nessuno che…”, “noi ci limitiamo a…”

O forse un’idea ce l’hai. Forse ne hai viste e sentite tante quanto noi.

In pratica, una risposta del genere vuol dire che hai scelto un fornitore al quale non interessa che il tuo evento vada bene. Gli basta che quelle due o tre cose che deve fare lui non gli creino problemi.

Il problema è che hai in squadra un giocatore che sta facendo una partita diversa dalla tua! Un buon allenatore lo metterebbe fuori senza pensarci un attimo.

 

La soluzione? Chiedi al fornitore di condividere rischi e successi con te. Come fare? In generale non c’è una risposta univoca a questa domanda, ma possiamo dirti che la soluzione di Primo Round si chiama “Garanzia di Buon Funzionamento”… se vuoi sapere di cosa si tratta devi solo chiedercelo.

No, non ci siamo dimenticati del libro di cui ti avevamo parlato.

Si chiama “GLI EVENTI. Come progettarli e realizzarli”, FrancoAngeli editore. Lo trovi su Amazon.