Event Manager 2.0: ecco le 3 skills indispensabili nell’era digitale

Event Manager 2.0: ecco le 3 skills indispensabili nell’era digitale

Una mattina del 1837, Darwin si sedette allo scrittoio del suo studio a Londra e mise nero su bianco una verità scoperta dopo anni di viaggi e migliaia di ore di studio: la legge della giungla è una bufala.

In natura non sopravvive il più forte, né il più veloce; sopravvive chi sa reagire al cambiamento dell’ambiente esterno e si adatta. E quello che succede in natura accade anche nel business; è la lentezza nel muoversi, nell’accettare il cambiamento del mercato ed adattarsi, ciò che risulta fatale a molte imprese.

Non che sia facile aggiornarsi continuamente, al contrario: mai come oggi i cambiamenti si susseguono a una velocità che rende quasi impossibile restare al passo.

L’avanzata tecnologica rende obsoleti mestieri che esistono da molto prima che fosse inventato il computer. E complica la vita anche a quelli che resistono, obbligando ad un aggiornamento continuo e costante per restare sulla cresta dell’onda.

Cosa significa questa per la professione dell’event manager? Quali conoscenze digitali servono oggi per gestire i rapporti con fornitori e partner tecnologici?

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“Qui devi correre più che puoi per restare nello stesso posto. Se vuoi andare da qualche parte devi correre almeno il doppio.”

da Alice Attraverso lo Specchio, Lewis Carroll

Come cambia la professione dell’Event Manager

Innanzitutto chiariamo un punto: avere competenze digitali non significa saper fare tutto da soli, ma semplicemente avere una sufficiente chiarezza mentale riguardo alle proprie necessità e alla fattibilità delle proprie richieste rispetto ai tempi e al budget.

Pensa alla gestione del catering: puoi valutare quale menù si adatti al tuo evento pur senza possedere la maestria di uno chef. Il connubio evento-catering è ampiamente rodato, il che significa che ormai tutti i professionisti coinvolti condividono un linguaggio comune, che minimizza i fraintendimenti e rende più efficienti le conversazioni.

Gli event planner ordinano menù da così tanto tempo che non hanno più bisogno di chiedere se si possono servire astici e aragoste in un evento low-budget.

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Le 3 nuove competenze richieste dal mercato

Secondo una ricerca di Event Manager Blog, le 5 competenze che costituiscono un must have per un organizzatore di eventi sono

  • capacità interpersonali
  • organizzazione
  • time management
  • flessibilità
  • passione

Tutti questi punti costituiscono però i requisiti di base per la professione, e non rivelano niente di nuovo sulla situazione attuale. Ciò che la ricerca racconta di interessante ha invece a che fare con le competenze che il pool di intervistati, composto da event planners e event managers di diversi Paesi, ritiene imprescindibili per avanzare nella giungla del settore nel 2018.

Sul podio si classificano queste abilità:

  1. personal e event branding
  2. conoscenza della tecnologia (web e mobile)
  3. padronanza dei social media

La tecnologia è parte integrante degli eventi di oggi; pagine social, sistemi di gestione contatti, siti di registrazione e app sono strumenti che non possono certo essere trattati alla stregua di novità nel settore. Anzi: pur trovandosi ancora in fase di transizione, il mondo degli eventi comincia a considerare basilari anche le competenze digitali.

Come abbiamo già specificato, possedere competenze digitali per un organizzatore o manager di eventi non significa essere in grado di programmare un’App o realizzare da sé la grafica di siti o brochure: significa invece avere una conoscenza di base del funzionamento e delle possibilità della tecnologia che si intende sfruttare, in modo da rendere efficaci e produttive le comunicazioni con i propri partner e fornitori.

Ecco allora quali sono le competenze da sviluppare per restare competitivi nel mercato degli eventi.

Branding

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Che si tratti di un congresso di medici, di un comizio politico, di una rassegna teatrale o di una premiazione di categoria, i partecipanti a qualsiasi evento si aspettano ormai che l’evento offra loro un’esperienza: un mood particolare, un’atmosfera specifica, un concept originale se si tratta di eventi con una componente artistica.

E anche un programma accattivante e ben studiato, che valga l’investimento di tempo e denaro  – e che dia al partecipante la soddisfazione di condividere la sua presenza sui social o nella propria rete sociale offline.

Insomma le aspettative sono elevate; e dato che sono proprio queste a dettare le linee guida per i professionisti del settore, gli event manager di oggi devono adattarsi.

Chi disegna un evento (il meeting design sta diventando una specializzazione diffusa) deve adottare sempre di più il punto di vista del marketing; l’evento va considerato come un brand per cui generare interesse, coinvolgimento, partecipazione. Questi obiettivi oggi si raggiungono con il decisivo contributo della tecnologia, sia quella degli impianti audio-video per allestire gli spazi sia quella più pervasiva che passa da web e smartphone, ed per questo motivo l’aggiornamento costante sulle ultime novità è imprescindibile.

Social Advertising

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Che sia ormai inefficace affidarsi alla copertura organica non è certo un segreto. Anche avere un’ampia base di follower non è una garanzia che le persone vedano i contenuti pubblicati, a meno che non siano gli utenti stessi a impegnarsi attivamente per seguire la tua pagina.

La quantità di contenuti, e quindi di rumore, sui social network è ormai ai limiti dell’inquinamento visivo.

Le piattaforme social hanno preso atto della situazione e proposto una soluzione efficace (almeno per loro):  paga per farti vedere.

Qualunque evento degno di tale nome deve essere presente sui social, in veste di pagina o altro formato. Ed essendo questi canali molto efficaci per raggiungere un enorme bacino di potenziali partecipanti, diventa indispensabile mettere mano al portafoglio.

A questo punto, visto che per sponsorizzare i messaggi vengono investiti dei soldi, devi assicurarti come minimo di targetizzare molto bene contenuti e messaggio per i pubblici che vuoi raggiungere. Farlo ti evita sprechi inutili di risorse: se stai organizzando un congresso per medici otorini a Bologna non vuoi pagare per far vedere i tuoi post a tutti i residenti nella città. A cosa ti servirebbe far arrivare i tuoi post nelle bacheche di elettricisti o docenti di filosofia che abitano nella zona?

Perché è importante capire come funziona la social advertising? Se i tuoi stessi follower non vedono i tuoi post, buona fortuna se pensi di raggiungere tutti i potenziali partecipanti. Possedere delle basi di social advertising ti aiuta a comunicare efficacemente con la tua agenzia social, riducendo i tempi per la definizione dell’audience e del budget dedicato alla sponsorizzazione.

Tecnologia per eventi: le App

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Gli eventi, grandi o piccoli che siano, adesso passano dallo smartphone.

I partecipanti si aspettano di avere informazioni sull’evento in anteprima, stabilire un proprio programma, registrarsi ed eventualmente creare un network con altri delegati – tutto da mobile.

Le app per eventi sono diventate uno standard per il settore. Per riuscire a commissionarne una su misura per ogni occasione, che sia efficace e risponda alle necessità specifiche dell’evento, devi capire le funzioni che un’applicazione può supportare, quali di queste ti servono, e che ruolo intendi affidare alla app nel corso dell’evento. La userai per il check-in? Per sondaggi interattivi? Per prenotare sessioni o raccogliere feedback?

Impara a valutare le app e sarai in grado di creare esperienze intuitive e coinvolgenti per i tuoi partecipanti. E in più, identificando le tue esigenze in anticipo, sarai in grado di comunicarle con più efficacia al partner che si occupa di progettare la tua applicazione, risparmiandoti così diversi rimbalzi per le modifiche che possono tradursi in spese extra.

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