Meno carta, più relazioni: l’EVENTO OGGI

Meno carta, più relazioni: l’EVENTO OGGI

Pensate all’ultimo cellulare che avete avuto prima di possedere uno smartphone, a quando per strada ci si andava con la stampa della pagina di Google Maps o a quando si prenotavano le vacanze presso le agenzie di viaggio.

Un altro mondo eh?

Provate adesso a collocare temporalmente queste cose…impressionante, sono passati solo pochi anni.

Il mondo della tecnologia si muove in fretta e cambia -volenti o nolenti- le nostre vite quotidiane. Beh, pensate a che impatto può avere tutto ciò sul mondo degli eventi dove rimanere aggiornati è solo il primo l’inizio e bisogna essere in anticipo su tutti gli altri.

Per capire meglio, seguiteci in questo breve viaggio.

Partiamo dal principio. L’evento è in fase di organizzazione, la data e il luogo sono fissati e tra le mille pratiche di cui occuparsi c’è anche la gestione degli inviti e delle risposte dei partecipanti.

Prima che vi perdiate in un mare di brochure, cartoncini, francobolli, telefonate e email, la tecnologia vi salva: ecco che i social network -anche tramite le notizie sponsorizzate- e i siti web facilmente personalizzabili rendono questi problemi quasi irrisori. Anzi, tali strumenti favoriscono spesso la creazione di una community, in cui gli invitati cominciano a stringere rapporti anche prima dell’evento, decidendo magari di parteciparvi proprio grazie alla presenza di persone che desiderano conoscere di persona.

Al momento dell’evento, chi si trova impossibilitato a parteciparvi fisicamente non rinuncia a seguire gli interventi più interessanti, perché la tecnologia glieli mostra anche a distanza.

Chi invece si trova sul luogo, può tranquillamente dimenticare depliant, lunghi monologhi, liste mentali di “compiti per casa” (visitare il sito di…, scrivere a…, cercare di recuperare le slide…): una mobile app dedicata gestisce la giornata per lui e risponde a tutti i suoi quesiti.

Non solo, app e software disegnati appositamente gli danno la possibilità di interagire con gli altri invitati e con i relatori, di scambiare e ottenere immediatamente i materiali, di condividere le informazioni interessanti con tutti i suoi contatti, lasciandogli il tempo di concentrarsi sul networking con gli altri presenti. Dal canto loro, gli organizzatori hanno oggi la possibilità di seguire in real time l’andamento dei lavori.

Tutto paperless, con un enorme risparmio di tempo, risorse ed energie.

E infine, a luci spente, quando comincia il difficile compito di verificare la risonanza dell’evento dopo la sua conclusione, ecco che ancora una volta la tecnologia interviene, permettendo di sostituire gli odiati questionari di gradimento, compilati poche volte e sempre controvoglia, con agili form online e di monitorare i social network alla ricerca di preziosi consigli su come migliorare la prossima edizione.

Per approfondire l’argomento con dati e statistiche, vi proponiamo questa bellissima infografica di “event manager blog“:

event-technology-infographic

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