Social Media: scopri come REALIZZARE e GESTIRE un evento

Social Media: scopri come realizzare e gestire un evento

E’ facile sbagliare. Le regole nei social cambiano velocemente e i punti fermi si perdono con facilità.

Ecco allora alcuni suggerimenti su come gestire i social media in maniera efficace durante la preparazione e lo svolgimento di un evento.

Innanzitutto: definite diversi obiettivi per le diverse fasi della preparazione e realizzazione di un evento. Può sembrare banale ma la pianificazione vi agevolerà. Potrete utilizzare gli strumenti che preferite, ma uno molto facile e intuitivo che vi suggeriamo è Trello. Sulle sue ‘lavagne’ intuitive potrai gestire semplici operazioni che ti aiuteranno a tenere in ordine i tuoi piani.

I social media ricoprono ruoli e funzioni differenti a seconda delle fasi in cui ci troviamo. Distinguiamo quindi la fase di promozione iniziale, il momento “live” e le successive fasi di follow-up.
L’obiettivo della comunicazione è far conoscere l’evento e convertire i visitatori della vostra pagina in partecipanti. I social media vi serviranno all’inizio come principale canale promozionale per veicolare a un pubblico potenziale la notizia che l’evento esiste, dando costanti informazioni sull’evento stesso -luogo e data, chi ci sarà, invited speech, modalità di iscrizione, etc.-. La collaborazione con le Relazioni Pubbliche, le testate giornalistiche e  gli opinion leader di settore è fondamentale per ottimizzare la strategia in una visione globale.

Durante l’evento tramite i vostri social dovrete diventare l’appoggio sicuro per la vostra comunità virtuale. Le azioni intraprese serviranno a completare l’esperienza di chi è presente all’evento, ma soprattutto inglobare chi non è realmente presente. Il vostro pubblico nei Social Media aumenta e si segmenta: il tono di voce che accompagna i contenuti dovrebbe a questo punto essere diverso per chi è lì a godere dell’atmosfera dell’evento, rispetto a chi non ha potuto farlo. I bisogni da soddisfatti cambiano a seconda del destinatario, avendo sempre come fine ultimo un aumento della visibilità mediatica.

E poi: la quiete dopo la tempesta…e INVECE NO!

Nella fase di follow-up post evento, il principale bisogno è quello di continuare a nutrire i potenziali lead generati durante l’evento. Il ruolo dei social, quindi, cambia ancora, diventando lo strumento non solo per veicolare le ultime informazioni sull’evento (di cui un esempio tipico sono le slide su slideshare), ma anche il mezzo per mantenere vivo il contatto con chi ha partecipato, fornendo ulteriori informazioni ed occasioni di approfondimento e, perché no, anche informazioni sul prossimo evento.

#hashtag sì, ma fatti bene. A volte è meglio non fare una cosa piuttosto che farla male. In questo caso, il senso dell’hashtag su Twitter è quello di raccogliere i tweet relativi ad un argomento sotto un’unica “bandiera” (senza dire che il desiderio segreto di ogni agenzia di comunicazione è che diventi trending topic …). Quindi creare un hashtag per l’evento e lasciarlo morire il giorno dopo equivale a fare “morire” anche i suoi tweet. In più, un hashtag che nessuno usa vale meno del tempo perso a digitarlo… Meglio allora usare un hashtag che rappresenti il band o il prodotto in maniera significativa per rafforzare la presenza su Twitter piuttosto che avere una manciata di tweet dedicati ad un evento che dopo due giorni non si fila più nessuno.

Ultimo avviso: non date per scontato ogni partecipante sia un utente attivo sui Social Media. Può sembrare controproducente -dato che siamo qui a parlare di social- ma meglio che trovarsi durante la fiera del Turismo dove il pubblico è composto per il 95% da albergatori over 50 che, se anche sapevano cosa fosse Twitter, di certo non avevano un account, altro che Hashtag! (esperienza realmente vissuta nel 2012).

La miglio strategia integra sempre più strumenti.

E mi raccomando: PRESIDIATE.
Sappiamo che ci sono mille fattori da tenere sotto controllo durante un evento, ma nulla può essere lasciato scoperto. Questo è vero tanto per gli aspetti logistici e operativi dell’evento -segreteria, reception, catering- quanto per i canali di comunicazione. Non a caso negli eventi di una certa dimensione si appronta una redazione per la gestione di comunicati stampa e info sull’evento. Se anche manca una redazione strutturata, individuate comunque qualcuno in grado di seguire i social media.

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