7 MINE INNESCATE che possono esplodere durante il tuo webinar e di cui non avevi tenuto conto

7 mine innescate che possono esplodere durante il tuo webinar e di cui non avevi tenuto conto

Avere a che fare con la tecnologia significa accettare un livello ulteriore di rischio. Io lo ripeto sempre ai miei clienti: qualunque cosa si può rompere, anche un expobanner in tela, figurati un computer o qualsiasi altro componente tecnologico…

Il che non deve essere un disincentivo ad utilizzare soluzioni più moderne e tecnologicamente avanzate (quando sono realmente utili), quanto un ammonimento a prendere tutte le necessarie precauzioni. In gergo tecnico si direbbe che ti devi dotare di un backup e, in alcuni casi, che i componenti utilizzati devono essere “ridondanti”, ossia, “se ne hai uno uguale di ricambio stai più tranquillo”.

Ci sono contesti in cui si può decidere di accettare il rischio e fregarsene del backup o della ridondanza.

Altri in cui non puoi permettertelo.

Nel primo caso farei rientrare tutte quelle situazioni a bassa visibilità o tendenzialmente statiche dove, se si rompe qualcosa puoi aspettare con calma che arrivi il pezzo sostitutivo dalla Svezia e non perdi dati o informazioni. Per esempio, uno schermo nella hall con il video aziendale che gira è carino, ma se anche si rompe non si mette a urlare nessuno; un pc a disposizione degli ospiti con la possibilità di navigare in Internet è sempre ben visto, ma se per una settimana non è disponibile nessuno vi farà causa…

Quando invece parliamo di eventi B2B, dove il target sono i tuoi clienti o potenziali tali, uno starnuto può trasformarsi in uno tsunami.

Se si rompe qualcosa, non è che non se ne accorge nessuno, al contrario rischi una figura di merda interplanetaria che i tuoi clienti si racconteranno di generazione in generazione…

Tuttavia il ragionamento, come dicevo, non deve portare a non usare la tecnologia: a volte è impensabile non farlo. In realtà è necessario prendere tutte le dovute precauzioni per evitare di saltare su qualche mina innescata.

Facciamo un esempio facile.

Se devi organizzate un webinar (classico evento B2B verso il proprio target di clienti e prospect) proprio non puoi non avere a che fare con la tecnologia: è un evento online.

Sicuramente avrai dedicato molto tempo alla scelta della piattaforma tecnologica che dovrà ospitare il tuo webinar, ci avrai pensato e ripensato, valutando le migliori alternative sul mercato, tanto costano tutte, più o meno, una pipa di tabacco, ritenendo che se avessi scelto “quella giusta” il webinar sarebbe stato un sicuro successo (colpa della comunicazione e del marketing di quelle stesse piattaforme che ti fanno passare il concetto che fare un webinar sia una cosa semplice tipo “fai click qui”).

Povero te.

Non hai idea in che razza di campo minato ti sei appena infilato.

Per aiutarti a venirne fuori indenne ho stilato un breve elenco di “cose” che possono andare male indipendentemente dalla piattaforma che hai scelto, e che possono pregiudicare seriamente il risultato del tuo evento online.

1) “Si pianta tutto”

In effetti questa è l’unica situazione che dipende direttamente dalla piattaforma. Ci sono molti modi di vivere questo scenario che vanno dal molto inglese “Huston, abbiamo un problema…” al più verace “NON VA UN CAZZO!!!”.

In ogni caso il sintomo è questo: di punto in bianco la piattaforma si schianta, oppure il pc che sta caricando il webinar online va nel mitico BSOD (Blue Screen Of Death… lo schermo blu di Windows).

C’è poco da fare in questi casi, mica potete chiamare uno a uno al telefono i partecipanti per scusarvi e dire che riprenderete entro pochi minuti… li avete persi. E il webinar resterà nella storia come uno dei più disastrosi dopo la presentazione di Windows 98 di Bill Gates.

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Per evitare questa situazione, c’è solo una cosa che potete fare: leggervi la nostra guida webinar e i confronti tra le piattaforme più utilizzate sul nostro blog. Se poi doveste avere ancora dubbi su quale scegliere, che dire…. allora PARLAMM’ E NN CE CAPIMM’.

2)    Cade la connessione Internet

Ecco una cosa a cui non avevi pensato vero? Internet è sempe lì, sei abituato ad accendere il computer ed essere connesso… cosa significa “cade la connessione”?!

Eppure capita.

Mi è successo di persona nel bel mezzo di un webinar con un cliente: andava tutto bene fino a che il provider Internet non ha tolto la linea per pochi minuti per una manutenzione che stava facendo agli impianti. Ho imparato a mie spese che anche quando ti dicono 99,98% di uptime, quel 0,02% di down, se arriva al momento sbagliato, può fare un disastro.

Un webinar è essenzialmente un evento online in cui, in ogni istante dalla sala di registrazione, stai trasmettendo informazioni via internet al tuo pubblico. Secondo te cosa succede se di punto in bianco smetti di trasmettere? Dall’altra parte l’effetto è molto semplice: silenzio.

Dopo 30, 60 (guarda, proprio al massimo 90) secondi di silenzio, la gente sai che fa? Se ne va, e te la sei persa per strada.

Il tempo che ci impiegherai a riattivare la connessione sarà sempre maggiore di quanto ci impiegherà il tuo pubblico ad esaurire la pazienza.

Per far si che ciò non accada c’è la soluzione: esistono delle attrezzature che possono garantire la connessione ad Internet in qualsiasi circostanza. Per capirci, sono gli stessi strumenti con i quali l’FBI dota i suoi mezzi di trasporto per garantire la connessione SEMPRE, in qualunque momento.

Chiaro che non ti viene in mente di montarle nel tuo ufficio, dove se un wetransfer si scarica tra un’ora non è un problema che coinvolgerà la tua reputazione per gli anni a venire. Però, quando fai un webinar, non sei in una normale giornata lavorativa.

Devi mettere in sicurezza la tua rete e scansare la mina. Per farlo, affidati a professionisti.

3)     Il video o l’audio fanno schifo

Inutile che ti sbatti come un membro dell’intelligence a mettere al sicuro la tua connessione Internet se poi, mentre sei lì a spiegare come utilizzare il tuo prodotto, il contesto fa schifo.

Non andremmo mai a fare una presentazione con bretelle e jeans strappati col pelo della gamba di fuori (a meno che tu non sia un dandy d’altri tempi o uno di quegli hipster ora tanto di moda, ma poi dall’altra parte devi assicurarti che il tuo cliente “comprenda” appieno le subculture).

Allo stesso modo non possiamo presentarci sul monitor dei partecipanti curando poco il setting e l’audio che avvolgono il relatore.

Ad esempio, è assolutamente vietato l’utilizzo di una luce alle spalle di chi sta parlando, anche se questa è una finestra.

Anche se il tentativo fosse quello di assomigliare a Patrick Swayze alle porte del paradiso (anche se, pur volendo, la realtà potrebbe essere anni luce lontana dal film Ghost), l’effetto sarà comunque disturbante per chi osserva.

la luce corretta durante la ripresa di un webinar non deve essere posta dietro le spalle del relatore
La telecamera che sta riprendendo compenserà il bagliore proveniente dallo sfondo, facendo diventare scuro il soggetto in primo piano, e quindi invisibile o quasi.

Allo stesso modo va evitata una lampada violenta puntata sul viso, altrimenti l’effetto “spia sotto torchio” (o peggio “seduta di pulizia del viso”…e non vorrete far vedere ogni punto nero ai vostri ospiti…vero!?).

Una ripresa dal basso è decisamente troppo homemade e anche in questo caso non abbellirà la silhouette del vostro speaker. Come non gioverà una camera che punta dall’alto verso il basso ad inquadrare il “taglio francescano” che sta sulla testa (ahimè) di molti uomini.

Per non parlare dello sfondo! In post-it con scritto “regalo nonna” o peggio, qualche appellativo con cui chiamate il capo per ricordarvi di inviare quel report a fine mese, può essere molto utile a voi in ufficio, ma non è professionale (lo stesso dicasi del calendario con i gattini, la porta del bagno che si intravede dalla scrivania, la veneziana rotta sulla finestra, la macchinetta del caffè sporca, e così via).

L’audio poi: non voglio credere che non si pensi ad un microfono VERO in un contesto B2B (vero?!). A meno che non ti piaccia l’effetto che produce il microfono integrato del pc (un misto tra “eco di montagna” e voce dell’interfono della stazione), dubito fortemente che le persone collegate apprezzino la scelta di un audio poco pulito.

Soluzione: utilizzare attrezzature professionali.

Molti nostri clienti hanno organizzato una Sala Webinar professionale dove è stato installato uno sfondo ad hoc (con anche il vostro logo e quello degli sponsor se vorrete) e tutta la strumentazione audio e video adatta all’esecuzione della diretta. In questo modo tutto fila liscio, e tu non perderai tempo a riordinare ogni volta sale riunioni e scrivanie di mezzo ufficio.

4)    Il relatore è un decelebrato

Qualsiasi cosa fai per far andare bene il tuo evento…shit happens.

Mi riferisco al relatore e alla cura che si deve avere per sceglierlo come volto del tuo brand durante un webinar.

Gestire i casini su un evento normale è difficile, ma quando poi si tratta di contesti digitali, dei quali lui o lei magari ne sanno poco o niente, ecco che scatta il PANICO.

È il classico caso del soggetto che appena si accorge di un dettaglio fuori posto si impappina, blocca il suo discorso e inizia a balbettare. Poi guarda disperato verso la regia e apostrofa il pubblico con “scusate abbiamo un problema tecnico, speriamo che lo aggiustano…”.

Non improvvisa. Non prosegue. Non sa gestire.

Il problema della gestione degli imprevisti è molto comune durante i discorsi in pubblico (slide che mancano, vuoti di memoria, sonno in platea,…). Ciò può essere accentuato ancor di più se da dover gestire è una non-platea, davanti alla quale ci si trova negli eventi online.

Per questo motivo di deve adottare un approccio molto più televisivo.

E come tale bisogna educare il relatore e avere a disposizione qualche trucchetto che normalmente si utilizza nelle più comuni regie.

Ad esempio la preparazione dei cosiddetti “tappi”, chiamati così in gergo tecnico, ovvero quelle immagini precaricate con su scritto ad esempio: “il webinar riprenderà tra pochi secondi” oppure “il webinar sta per iniziare” e al centro un bel countdown che gira.

In questo modo si può evitare di mostrare l’impallidimento dello scaltrissimo relatore e dare un senso di presenza al contatto dall’altra parte del tubo.

Altrettanto “salva vita” è l’utilizzo della doppia telecamera. Se succede che l’abile comunicare sul più bello si infila un dito nel naso come riflesso incondizionato, ecco che chi sta in regia switcha immediatamente da un’inquadratura all’altra, così da non far vedere a tutti la delicata ispezione.

5)    Non hai partecipanti

Perdona la schiettezza: ma pensavi davvero che orde di utenti si schiantassero gli uni con gli altri per accaparrarsi un posto al tuo evento?!

Se sì, complimenti per l’autostima.

C’è un iter promozional-informativo da seguire, che inizia con l’attrarre potenziali nuovi partecipanti nel contenuto per loro più rilevante.

Articoli che spiegato i dettagli di un tuo servizio, video tutorial, pagine social…tutto ciò che può servire per far drizzare le antenne ad un ipotetico nuovo lead deve essere speso sui tuoi canali di comunicazione.

E quando la sua funzione “attira contatto” è andata a buon fine, si deve ottenere ciò che oggi c’è di più prezioso nel mondo digitale: la sua email e la sua attenzione.

Landing page piazzate magistralmente qui e lì possono far crescere di molto la tua base contatti. Ma non ti aspettare che sia finita lì: questa deve essere mantenuta “calda”, e quindi sollecitata dai tuoi messaggi.

È per questo che l’invito al tuo evento dovrà essere integrato da contenuti utili per il destinatario, e inviato in più occasioni e su differenti canali.

Ma quanti messaggi si devono inviarne per ottenere un risultato? E quando devono essere inviati? Dai un’occhiata qui.

6)    Non fai follow up del webinar

Oooooh, bene.

I partecipanti sono arrivati, hanno assistito all’evento e hanno concluso anche la fase di sondaggio. L’evento è finito e ti puoi rilassare…è NO!

Non è che adesso puoi “sfruttare” quel database di mail solo per i tuoi comodi.

Devi chiudere il cerchio della comunicazione che non si esaurisce con la fase di diretta.  Il pubblico ama sentirsi coccolato e ama vedere che tu precedi le sue esigenze.

Ad esempio: un messaggio di ringraziamento lo farebbe sentire considerato. E se poi, al termine del webinar si domandasse “Dove posso rivedere i contenuti? E le slide? Posso averle?“. Supponiamo che il relatore l’abbia anche già detto durante il suo discorso ma che il partecipante fosse stato per un momento assorto per i fatti suoi (la distrazione è uno degli aspetti da tenere in conto, per questo ogni elemento che compone un webinar va curato come un bonsai!): ecco che un messaggio riepilogativo con all’interno descritte le indicazioni su dove trovare i contenuti proposti sarà molto apprezzato dai tuoi utenti.

[NB: non vuol dire necessariamente caricare il video della diretta su Youtube e linkarlo nella tua mail. Anche perché, la percentuale delle persone che decidono di rivedere tutta la registrazione non è confortante, e generalmente in molti arrivano in media al decimo minuto (motivo in più per scegliere un servizio di webinar professionale da non dover testare nei primi 5 minuti di diretta con una serie di “mi sentite tutti”, “mi vedete bene”, “se non mi senti scrivi in chat” detti dal to relatore. I tuoi video puoi gestirli come vuoi TU, decidendo anche di “porzionarli” in pillole da condividere in futuro in nuovi spazi del tuo sito.]

Così facendo, abbonirai la sua resistenza a leggere i tuoi prossimi messaggi d’invito, assicurandoti la sua attenzione sui tuoi prossimi appuntamenti.

7)     Devi fare il merge di 5 o 6 fogli excel

Ed infine, ecco l’ultimo elemento su cui riporre attenzione.

Un aspetto che più degli altri mina alla tua stabilità emotiva e alla tua pazienza: l’utilizzo e l’analisi dei dati ricavati durante l’evento.

In una comune piattaforma di webinar disponibile a scaffale, ti troverai a dover gestire:

  • la lista dei partecipanti
  • la lista di chi si è collegato
  • la lista di chi era attivo,
  • bla bla bla…

Mixare tutte queste info e poi accorparle nel tuo CRM come minimo ti farà stare in ufficio fino alle 9 di sera a pronunciare una serie di deliri e maledizioni su tutto il mondo informatico (senza sottolineare il fatto che stai buttando via il tuo tempo in straordinari che il tuo capo -probabilmente- non ti pagherà..!).

La cura? Avere la piattaforma integrata con il tuo sistema di gestione del cliente.

Gli utenti che si sono registrati al webinar (e magari anche le loro statistiche) NON POSSONO stare “da un’altra parte” rispetto al CRM aziendale.

Sono dati che non devono rimanere nella piattaforma webinar utilizzata, perché poi non esiste un sistema di integrazione semplice che permetta a quei dati di arricchire le informazioni sul contatto là dove il contatto deve essere trattato, ossia, appunto, nel CRM.

L’adattamento della piattaforma al sistema di gestione in uso è uno dei vantaggi più grandi che si possono ottenere in termini di tempo e qualità delle informazioni.

L’elenco è terminato, e spero di averti aiutato a mettere in “saccoccia” molte informazioni che ti aiuteranno a disinnescare le bombe che potresti trovare sulla strada del Business Webinar efficace.

[Non dire che non sei stato avvertito.]

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